DESCRIZIONE DELLE FUNZIONALITÀ DEL PRODOTTO

Gestione Prenotazioni

Grazie a questo modulo è possibile accedere al calendario prenotazioni e trovare facilmente il miglior orario disponibile per la visita e il medico desiderato. È possibile visualizzare il calendario per medici/fisioterapisti o per ambulatori/box, visualizzando il mese, la settimana oppure il singolo giorno. Grazie al pop-up della Disponibilità Immediata è semplice e veloce consultare gli impegni di un dottore nelle settimane successive e individuare il giorno e l’ora migliori per un nuovo appuntamento.

Gestione Visite ed Esami
Il software offre una maschera completa e di facile utilizzo per la gestione delle visite e di tutti gli aspetti ad esse correlati. Le visite vengono presentate con il loro stato (evidenziato per mezzo di diverse colorazioni), l’orario, la tipologia e il paziente, e sono raggruppate per medico per una più facile consultazione.
La maschera del dettaglio di ogni visita è il cuore dell’attività di ogni medico ed è stata pensata per essere semplice ed immediata, mostrando però tutti i dati e le informazioni necessarie.
Nella metà sinistra è presente il referto della visita attuale, referto che grazie all’utilizzo di “modelli di referto” è già precompilato e necessita solo di una rapida revisione. Nella parte destra, invece, è presente l’anamnesi del paziente in visita, lo storico consultabile dei referti passati, eventuali documenti allegati e consensi (Consensi informati, informative, ecc.) e file allegati (esami, radiografie, ecc., necessita del modulo “Archiviazione Documentale”).

Gestione personale sanitario

Questo modulo permette di gestire l’organico del personale sanitario, impostare diverse tipologie di visite, referti ed anamnesi. Inoltre, attraverso il modulo Risorse Aziendali, è possibile conoscere sempre la loro disponibilità e le loro future presenze, rendendo più semplice e veloce la prenotazione delle visite e la rotazione dei turni.

Gestione Referti e Scheda Paziente

Il modulo Gestione Referti permette di personalizzare ogni referto, a seconda della tipologia della visita e delle preferenze del medico. Il modulo consente anche di creare referti con disegni al loro interno, nel caso il medico avesse la necessità di rappresentare graficamente un elemento a supporto della diagnosi all’interno del referto.

Anamnesi Paziente

L’anamnesi del paziente può essere personalizzata in base al tipo di specializzazione ed è strutturata e corredata da diverse stampe che forniscono tutta la storia clinica del paziente.

Compensi/Provvigioni

Il modulo provvigioni permette di gestire in modo automatizzato le provvigioni dovute ai liberi professionisti che collaborano con la struttura sanitaria, il software riconosce le varie tipologie di visite e di paziente e applica i compensi di conseguenza.
Grazie a delle formule che permettono di adattarsi a qualsiasi tipo di calcolo, è possibile calcolare a fine mese tutti i compensi per i liberi professionisti che hanno prestato il loro servizio all’interno della struttura, generarne la fattura passiva e calcolarne la ritenuta d’acconto.

Anagrafica

L’anagrafica chiara e completa, con funzioni avanzate di ricerca e di esportazione, è lo strumento ideale per gestire la clientela ed il personale in modo semplice ed efficace.
La personalizzazione del layout, visualizzando o meno le colonne, permette di adattare la visualizzazione alle proprie esigenze. L’anagrafica è inoltre unificata grazie a relazioni che permettono di inserire una sola volta un soggetto che sia, ad esempio, allo stesso tempo cliente, fornitore o dipendente.
L’anagrafica rappresenta anche un valido strumento per visualizzare lo storico di un cliente; da qui è infatti possibile consultare lo storico degli appuntamenti, dei file archiviati e dei documenti (es. fatture e preventivi) ad esso associati
Grazie all’integrazione con i lettori a banda magnetica è inoltre possibile anagrafare, utilizzando la tessera sanitaria, i propri clienti in modo semplice e preciso, evitando così inutili errori di battitura e velocizzando di molto la pratica di inserimento nella propria anagrafica.

Multi Calendario Condiviso

Il software è dotato di un calendario flessibile e funzionale in grado di gestire, nella stessa schermata, diversi calendari legati a più soggetti.
Particolare attenzione è stata posta nel rendere il calendario facile da leggere e comodo da utilizzare. Per questo motivo, ad ogni calendario può essere associato un colore diverso per poter facilmente identificare gli appuntamenti di ogni collaboratore. Ogni appuntamento può essere facilmente spostato ad un’altra data o orario semplicemente trascinandolo con il mouse. Un semplice doppio click permette, poi, di richiamare il pop-up relativo all’appuntamento per modificarne i dati. È possibile inoltre assegnare appuntamenti anche a risorse come sale riunioni, mezzi o macchinari, verificandone cosi la disponibilità e rendendone più facile l’organizzazione.

Ruoli e Permessi

Per garantire la massima sicurezza, la corretta suddivisione dei lavori e l’implementazione dell’organigramma aziendale Vettore.Medical è dotato di una gestione flessibile e potente di ruoli e permessi.
È possibile creare ruoli a cui associare permessi ben definiti che vanno a discriminare nel dettaglio a quali funzionalità quel ruolo ha accesso e che tipo di accesso ha alle informazioni (es può visualizzare i dati dei clienti ma non può modificarli).
I permessi sono anche un utile mezzo per minimizzare l’impatto del gestionale verso i nuovi utenti o verso quelli che devono usare solo un ristretto sottoinsieme delle funzionalità del software. Chi infatti non ha i permessi per accedere a determinate informazioni non ha neppure i riferimenti visivi per accedervi.
Ad esempio chi non ha i permessi per vedere i dati dei clienti non avrà visibili i bottoni relativi alla gestione dell’anagrafica nel menu riducendo la confusione e lo smarrimento.
Monitor Assistenza Integrata
Il software è dotato di una piattaforma integrata di assistenza da remoto, di segnalazione automatica delle anomalie e di tracciamento in tempo reale delle soluzioni alle problematiche segnalate.
Dal monitor assistenza il cliente può verificare in qualsiasi momento lo stato delle proprie segnalazioni, crearne di nuove e interagire con l’assistenza.
Vettore.Medical possiede inoltre un sistema automatizzato di rilevazione degli errori, rilevazione che dà luogo ad una segnalazione e ad una richiesta di risoluzione (gratuita).
Il monitor dell’assistenza, inoltre, permette di controllare in modo chiaro e diretto i costi delle eventuali assistenze a pagamento e delle tempistiche.

Gestione Risorse

Il software offre una gamma completa di strumenti per la gestione delle risorse aziendali siano esse umane o materiali.
Dalle ferie dei collaboratori alla disponibilità di un apparecchio, dall’utilizzo di un veicolo aziendale all’ottimizzazione della strumentazione e degli spazi di lavoro.
Un modulo completo e flessibile che si integra con calendario, gestione delle visite, ottimizzazione degli appuntamenti e concorre, assieme agli altri moduli, a tenere sotto controllo il proprio studio medico con puntualità e precisione.

Avvisi

Grazie a questo modulo è possibile impostare degli avvisi nel calendario che serviranno per organizzare e ricordare gli appuntamenti e definire i limiti entro i quali svolgere determinate operazioni. Questi avvisi vengono mostrati insieme agli appuntamenti e vengono notificati dal sistema (e sull’applicazione mobile, Necessita modulo Applicazione Mobile) quando stanno per scadere.

Client E-Mail

Il software integra un potente client di posta elettronica che permette l’invio e la ricezione di messaggi di posta elettronica direttamente dentro al programma, senza dover uscire da quest’ultimo per leggere la propria posta elettronica.
Questa funzionalità permette di collegare i messaggi che arrivano direttamente con l’anagrafica clienti così da poter tenere uno storico delle comunicazioni con ciascun cliente. Inoltre è possibile anche inoltrare, attraverso la posta elettronica, i referti medici e tutti i documenti (es fatture) generati contestualmente alla loro consultazione.

Log Monitor

La gestione Log registra ogni azione eseguita dai propri utenti e ne tiene traccia indefinitamente. Queste registrazioni sono consultabili nel Log Monitor, una sorta “giornale di bordo”, nel quale è possibile filtrare per data, per operatore e per tipologia di azione o per testo libero. Una interfaccia chiara e semplice, anche grazie all’uso dei colori per differenziare i tipi di azioni, è uno strumento indispensabile per l’amministrazione per tenere sotto controllo le operazioni effettuate dagli operatori e per risalire, in completa autonomia, a informazioni sovrascritti o cancellate.

Sistema Multi Impianto e Multi Sede

Il software permette di avere più di una ragione sociale gestita sulla stessa installazione. Questo sistema permette poi di condividere tra le varie ragioni sociali alcune informazioni a discrezione del cliente, basate anch’esse su ruoli e permessi.

Gestione Economica

È un insieme di moduli dedicati alla gestione economica della struttura ed è composta da:
Documenti
Il software è dotato di una potente piattaforma di gestione dei documenti dell’azienda. Dalle fatture agli acconti, dalle bolle di consegna alle note di credito, tutti i tipi di documenti sono gestiti facilmente e velocemente grazie a diversi strumenti automatizzati che riducono notevolmente i tempi di inserimento e ne garantiscono la correttezza.
Ogni documento è dotato di una stampa creata ad-hoc con il logo e il piede dell’azienda. Questa stampa viene precompilata con i dati del cliente ed è pronta per essere stampata, consegnata e archiviata.
Ogni documento è inoltre, esportabile in pdf con un semplice click, ed è possibile contestualmente inviarlo via email al cliente (richiede modulo “Client Mail”), o essere messo a disposizione nell’area riservata del sito, pronto per il download (richiede modulo “Condivisione File”).

Archiviazione Documentale

Grazie al cloud computing è possibile allegare dei file ad un qualsiasi cliente o ad un qualsiasi appuntamento. In questo modo possono essere conservati in tutta sicurezza i documenti e tutto quello che il cliente ha fatto in altri ambiti ricostruendo e mantenendo sempre completa e aggiornata la sua cartella clinica.
Listini
Il software offre la gestione semplice e completa dei listini di prestazioni, esami e articoli con storico prezzi e categorie.
Particolare attenzione è stata data nella creazione delle regole di prezzi che possono tenere conte di sedi, dottori, convenzioni e assicurazioni. È quindi possibile assegnare un prezzo diverso per una singola prestazione a seconda del professionista che la esegue, della sede nel quale viene effettuata, della convezione di cui gode quel paziente o della copertura assicurativa.

Business Analytics

La corretta gestione delle spese, associata ad una precisa analisi della produttività permette a qualsiasi realtà di ottimizzare sensibilmente la gestione amministrativa e fiscale.
Il software permette di fare analisi mirate a livello di costi e di produttività per migliorare la gestione del proprio studio e andare ad intervenire in maniera mirata e selettiva.
Le analisi che vengono fatte possono essere di qualsiasi tipo e vengono studiate a tavolino insieme ad un consulente che vi guiderà nel processo e nell’adattamento del modulo.

Magazzino

Attivando il modulo magazzino, il programma sarà in grado di gestire gli stock, permettendo di movimentare uno o più magazzini e di consultarne in tempo reale la giacenza disponibile.
Affiancato al modulo magazzino, verranno introdotti anche documenti di ordine a fornitore, carico da fornitore e reso a fornitore. Grazie a questi documenti, che rappresentano i movimenti della merce, sarà sempre possibile tenere traccia di tutto quello che è stato ordinato, acquistato e venduto e sarà possibile conoscere la giacenza del magazzino in una specifica data.
Inoltre il magazzino permette il riordino automatico della merce (in caso di merci a consumo), evidenziando secondo delle regole precise i componenti in esaurimento. Nella maschera dello stock sarà permessa anche l’esportazione in pdf/Excel della giacenza attuale.
Infine possibile eseguire la procedura di inventario che permetterà di aggiornare le giacenze di magazzino allo stato attuale senza essere obbligati a movimentarlo di volta in volta. Il magazzino può, inoltre, essere valorizzato attraverso il sistema di calcolo CMS, che permette di stabilire il valore delle giacenze ad una certa data.

Condivisione Documentale

Il software permette di condividere documenti e file attraverso un’interfaccia semplice, intuitiva e molto flessibile.
Questo modulo permette la creazione di sezioni personalizzate per la suddivisione dei file con permessi differenziati e diverse politiche di accesso. Permette inoltre un efficiente sistema di tagging grazie al quale si possono effettuare ricerche mirate e veloci.
Ricezione e Spedizione Dati Fonti Esterne
Grazie a questo modulo sarà possibile l’attivazione di servizi aggiuntivi sul sito web dell’azienda, esponendo servizi web direttamente integrati.

Contabilità

Il modulo contabilità è composto dalla prima nota, dal registro contabile, dal libro giornale e dal registro IVA. Il modulo dispone, inoltre, della possibilità di esportare le registrazioni contabili verso i software di contabilità più frequentemente utilizzati dagli studi di commercialisti, queste esportazioni permettono di abbattere le parcelle del commercialista considerevolmente.
Il software genera gli elementi di contabilità in automatico senza alcun intervento da parte dell’utilizzatore.
I dati contabili vengono sempre generati (anche se il modulo non è attivo) per permettere la contabilizzazione corretta e immediata qualora il modulo venisse attivato.
Inoltre è possibile sfruttare i dati inseriti per poter fare delle statistiche su misura riguardo all’andamento aziendale, cash-flow, costi e ricavi, ecc.

Esportazioni Contabili

Per coloro che non volessero gestire la contabilità internamente, il software mette a disposizione delle procedure di integrazione con i principali software contabili utilizzati dai commercialisti. In questa maniera si otterrà un risparmio economico sensibile rispetto ai costi del professionista, poiché verrà notevolmente ridotto il suo lavoro di inserimento dei dati nel proprio software gestionale.
L’integrazione prevede l’esportazione delle Fatture Attive (Vendita) e delle Anagrafiche Clienti verso programmi contabili terzi. La lista dei programmi contabili integrati è presente sul sito VettoreMedical.it o meglio disponibile a richiesta. Qualora il software di Contabilità del Cliente non fosse tra quelli già certificati, il cliente potrà richiedere fattibilità e quotazione della realizzazione dell’integrazione, Vettore Rinascimento ha facoltà di declinare la richiesta. E’ responsabilità del cliente informarsi prima della firma di questo contratto della disponibilità dell’integrazione.

Scadenzario Economico

Lo scadenzario economico è un registro su cui possono essere annotate le varie scadenze contabili da rispettare. Fra queste possiamo citare tipicamente incassi da clienti, pagamenti a fornitori, rate di leasing e pagamento di imposte e tasse. È così possibile gestire facilmente ed in maniera trasparente pagamenti ricorrenti nel tempo ad intervalli regolari.

Modulistica

Questo modulo permette di gestire la modulistica della struttura interamente nel gestionale ed è propedeutico per il modulo della Firma Grafometrica.

Applicazione Mobile (iPhone e Android)

È possibile accedere al software attraverso i più moderni smartphone trovandosi davanti una interfaccia semplificata e adatta alle ridotte dimensioni dello schermo del device (Smartphone e tablet).
In questo modo da qualsiasi luogo ci si trovi sarà possibile consultare i propri appuntamenti e i propri impegni, aggiungerne di nuovi e consultare l’anagrafica dei clienti.

CRM

Il software è dotato di un potente strumento di pianificazione e gestione di campagne marketing via mailing list, via SMS o via posta ordinaria. Grazie a potenti filtri avanzati è possibile profilare i propri clienti e selezionare i target mirati di campagne efficaci e facili da gestire.
SMS e Notifiche
Il software possiede un efficace strumento automatizzato di gestione e invio delle notifiche sia ai pazienti che al personale interno vai SMS, email e notifiche mobile.
Il software segnala l’avvicinarsi di un appuntamento ai pazienti della struttura in completa autonomia diminuendo drasticamente il numero di assente o dimenticanze.

Gestione dei Dati

1. I dati presenti allinterno del database sono di proprietà esclusiva del Cliente.

1. Il Cliente ha la possibilità di esportare in autonomia i dati in formato Excel in qualsiasi momento direttamente dalle maschere del programma che lo permettono.

1. Il Cliente ha la facoltà di richiedere in qualsiasi momento la copia di backup del database al fornitore ad intervalli concordati tra le parti