Una delle attività quotidiane in ufficio è infatti l’emissione di documenti fiscali per clienti e pazienti.

La problematica principale è proprio l’obbligo di conservare tali documenti, come le fatture, per diversi anni in modo tale da essere in regola per un eventuale controllo.

Come faccio ad essere in regola con la legge?

Soluzioni:

Archiviazione delle copie in cartaceo dei documenti fiscali.

E qui nasce una nuova problematica dove metto tutta questa carta?

Devo avere un ufficio molto ampio e spazioso oppure necessito di spazi esterni al poliambulatorio per la conservazione e l’archiviazione.
Ti racconto cosa mi è capitato? Il titolare di un Poliambulatorio si è trovato nella situazione di dover affittare un capannone per archiviare le fatture e i consensi raccolti nell’arco di un anno!

Conservazione dei documenti in cloud

Così riduco o elimino la carta per la conservazione dei documenti fiscali. La soluzione è la raccolta dei documenti in formato elettronico in cloud, per la conservazione sostitutiva senza l’obbligo del cartaceo, questo grazie alla cooperazione di aziende preposte.

Quella che ci sembra la soluzione migliore è la cosiddetta conservazione sostitutiva, ovvero quel sistema digitale di emissione e conservazione dei documenti fiscali che permette di abbandonare il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione del file.

La cosiddetta conservazione sostitutiva è dunque proprio questa particolare procedura informatica volta a garantire negli anni la validità del documento salvato su computer in PDF, consentendo enormi risparmi in termini di archiviazione e stampa.

La dematerializzazione dei documenti comporta diversi vantaggi, vediamo quali.

• abbattimento dei costi legati al cartaceo
• semplificazione nella gestione degli aspetti amministrativi
• riduzione del tempo nella gestione delle pratiche
• snellimento dei processi burocratici
• conservazione dati digitali a norma di legge

La conservazione sostitutiva dei documenti (dalle fatture ai consensi privacy) è la soluzione più idonea per la gestione amministrativa del centro. Soprattutto per quanto riguarda la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, che è diventata già da tempo obbligatoria, ma di questo ne parlerò in un prossimo post, resta connesso!

Dalle fatture agli acconti, dalle bolle di consegna alle note di credito, dai questionari ai consensi privacy, tutti i tipi di documenti sono gestiti facilmente e velocemente grazie a strumenti automatizzati che riducono notevolmente i tempi di inserimento, salvataggio e conservazione, garantendone la correttezza.

Inoltre ogni documento è dotato di una stampa creata ad-hoc con il logo e il piede dell’azienda. Questa stampa viene precompilata con i dati del cliente ed è pronta per essere edita, consegnata e archiviata.

Ogni documento è esportabile in PDF con un semplice click, ed è possibile contestualmente inviarlo via email al cliente o essere messo a disposizione nell’area riservata del sito, pronto per il download.

Vettore.Medical permette l’integrazione con diversi servizi di conservazione sostitutiva che permettono di assolvere l’obbligo dell’archiviazione cartacea dei documenti fiscali emessi, rendendoli disponibili all’interno del gestionale. Questa integrazione avviene in maniera diretta e trasparente per l’utente finale.

Infine avere tutti i dati contabili all’interno dello stesso software si porta dietro numerosi vantaggi, sia in termini di creazione di bilancio, sia per l’invio dati Sistema TS 730 e per il monitoraggio dei documenti fiscali.

La gestione della struttura integrata web e cloud rappresenta un’evoluzione del centro medico, che diventerà sempre più organizzato e sempre più digital!

Elena Rizzoli
Vettore Rinascimento

Fonti: Guida Fisco – Tech Economy