Se la tua azienda è in costante sviluppo, se i pazienti e le attività si moltiplicano capirai l’importanza di avere uno strumento completo per gestire i flussi organizzativi ed economici della struttura per semplificare il tuo lavoro e quello degli Operatori Sanitari.

Ma al giorno d’oggi ci vengono proposti una miriade di software con acronimi indecifrabili come CRM, ERP o AFC. Queste sigle cosa significano?

Nel post cercherò di rispondere alle tue domande per determinare quale tipologia di programma è utile alla tua realtà.

È bene sottolineare che, per prendere una decisione, diventa importante tenere in considerazione la differenza tra le diverse sigle, in quanto rappresentano tre prodotti diversi.

Dell’importanza del CRM ne avevo già parlato in un precedente articolo, ma voglio evidenziale quanto la scelta di un software possa influenzare la crescita della struttura sanitaria.

CRM è l’acronimo di Customer Relationship Management quindi la parte di un programma legata alla gestione completa del cliente e delle relazioni con i pazienti. Un modulo connesso al concetto di fidelizzazione, ponendo al centro la persona e non il business.
Il CRM serve alle aziende per gestire i profili degli utenti,  cercando di comprenderne esigenze e aspettative, così da mettere a punto delle strategie per individuare potenziali nuovi clienti e massimizzare i profitti. Quindi è possibile attivare un processo di profilazione utenti per la creazione campagne marketing mirate a un pubblico specifico.

ERP si traduce in Enterprise Resource Planning, cioè pianificazione delle risorse interne all’azienda, la tipologia più completa sul mercato.
Si tratta di un sistema di gestione che integra tutti i processi di business. Questi sono programmi integrati e modulari in grado di coprire tutte le aree dell’impresa, permettendo agli operatori di lavorare in un contesto unico e uniforme. Sono nuovi sistemi informativi che in molti casi favoriscono l’evoluzione dell’organizzazione ambulatoriale verso una crescita continua. Nella sanità si traduce in agenda multi-calendario e multi-condivisa che tiene conto delle visite incrociando i dati con le disponibilità delle varie risorse presenti nell’ambulatorio. Per risorse si intendono tutte le entità coinvolte nella gestione dell’appuntamento, tra cui il medico, la sede dell’ambulatorio e le strumentazioni.

AFC invece significa Administration Financial Control, cioè un software per gestione economico-finanziaria, dalle fatture alla contabilità o per i meno pratici fino alle esportazioni contabili verso il commercialista.

Il software ideale dovrebbe comprendere tutte queste caratteristiche all’interno di un’unica soluzione.

Il programma giusto per una struttura sanitaria è quello che comprende queste tre caratteristiche con in aggiunta la gestione della cartella clinica e della refertazione, poiché non dobbiamo dimenticarci che l’aspetto sanitario deve essere tenuto in forte considerazione!

E così è arrivato il momento di scegliere il programma giusto per te, quello che sia in grado di gestire gli appuntamenti, i contatti, i processi e i cicli di visite.

Per decidere è importante tenere in considerazione 7 motivi per avere un prodotto completo in ambito medicale,che comprenda tutte tre le specifiche di un software ideale.

1. Esigenze e obiettivi

Pensa a quali sono le attività quotidiane e cerca di capire come possono essere trasferite in un software per il tuo Poliambulatorio.
Quello che è importante sapere è come lo strumento può aiutarti in modo pratico per rendere più efficienti i processi aziendali, ottimizzare le risorse e generare profitti. Ogni software lavora su esigenze e obiettivi diversi, pensa alla tua struttura e scegli il prodotto più completo.

2. Capacità tecnologiche

Nella ricerca di un software è necessario considerare le conoscenze tecnologiche del proprio team, questo deve essere un modo per semplificare il lavoro e gli operatori sanitari devono essere in grado di utilizzare tutte le funzionalità del software.

Cerca di coinvolgere tutte le persone e assicurati di scegliere un prodotto di qualità, con assistenza e aggiornamenti sempre presenti.

3. Componenti per il settore Medical

Il software ideale per la gestione di un Centro Medico deve raccogliere l’intera gestione del paziente, dalla ricerca contatti al referto.
Gli aspetti principali da tenere in considerazione sono la gestione dei flussi degli utenti, la ricerca di nuovi pazienti, il follow up e le campagne marketing, la refertazione e l’archiviazione dei dati, la fatturazione e le esportazioni contabili.

Un suggerimento, compila una mappa dei processi di business e delle pratiche giornaliere per organizzare al meglio il software e farti aiutare da esperti web.

4. Cloud, web e digital

In un mondo in continua evoluzione, costantemente online la necessità è quella di avere accesso alle informazioni da qualsiasi parte del mondo.
I programmi in cloud senza nulla da installare su PC, aiutano a creare business in ogni luogo e in ogni momento, da qualsiasi dispositivo, che sia un Computer o uno Smartphone.

5. Applicazioni mobile

Il supporto del mobile può essere utile sia ai medici per l’organizzazione del calendario, sia per i pazienti per la prenotazione delle visite via internet.
Avere uno strumento legato al gestionale ma portato comodamente in tasca può essere un vantaggio da tenere in considerazione nella scelta.

Introdurre nell’ambulatorio un software con interfacce pensate per i dispositivi mobili e per la prenotazione da mobile con relative App mobile renderà il lavoro più facile e accessibile, per far funzionare il tuo business ovunque.

6. Informazione e comunicazione

L’obiettivo più importante di un software è quello di migliorare la comunicazione, le relazioni e quindi la fidelizzazione. Infatti e-mail, fatture, reminder appuntamenti, campagne di email marketing e altre forme di comunicazione hanno la massima importanza nella gestione ambulatoriale.
Ottimizzare i processi di informazione assicurerà il ritorno dei pazienti e la possibilità di ottimizzare il pacchetto clienti.

7. Formazione

Ti ricordi il detto “chi meno spende più spende“? Ti assicuro che è sempre così! A volte spendere di più per acquistare prodotti affidabili e di qualità porterà meno inconvenienti o brutte sorprese.

Ricorda che alcuni software gratuiti finiscono per costare più di quelli a pagamento, perché la formazione per l’utilizzo è molto specifica, richiede tempo ed costosa.

Chi lavora in modo serio ha un membro dello staff per il training, il quale farà da supporto ai medici e alla segreteria nell’utilizzo del programma, per permetterne l’utilizzo corretto e proficuo del gestionale. A seconda del ruolo che il personale ricopre all’interno dell’azienda e ai settori di competenza devono essere organizzati corsi di formazione mirati e giornate di affiancamento in sede per assicurare la completa operatività della struttura in tempi brevi.

Per concludere, nella gestione del rapporto con il paziente un buon software diventa fondamentale per osservare dei miglioramenti nella tua comunicazione e implementare i fattori di crescita, aumentando il valore del tuo servizio e della tua reputazione.

Un gestionale completo, modulare e web è la soluzione da adottare in qualsiasi ambiante per garantire efficienza e qualità nel lavoro.

Elena Rizzoli
Vettore Rinascimento

Vettore.Medical è un software ERP al quali si può aggregare un CRM e un AFC come moduli opzionali.
È un prodotto innovativo  e sviluppato utilizzando le migliori tecnologie informatiche disponibili.

Per questo motivo è stato realizzato completamente in cloud ed è fruibile attraverso internet usando qualsiasi browser di ultima generazione:

• Compatibilità Cross-Platform, con una esecuzione da qualsiasi sistema operativo e device, inclusi tablet e smartphone.
• Aggiornamenti costanti senza interruzioni di servizio e senza il bisogno di alcuna azione dell’utente.
• Assistenza sempre presente e attiva per risolvere eventuali problematiche.
• Immediatezza di accesso, non è necessario scaricare o installare nulla, basta accedere al prodotto attraverso il proprio browser per essere già operativi.
• Accesso ai dati ovunque da qualsiasi postazione senza doversi portare dietro nulla, è sufficiente avere l’accesso ad internet per poter consultare i propri dati e interagire direttamente con il software.
• Sicurezza, i dati salvati in una applicazione in cloud sono giornalmente integrati in servizi di backup estesi.