L’importanza del Magazzino nel ciclo vitale della Struttura Sanitaria, 
con tutti i relativi documenti fiscali e le procedure di inventario.

Caro professionista sanitario oggi ti voglio parlare di quell’angolo remoto del tuo centro medico, una parte così importante in cui vengono raccolti e depositati tutti i prodotti che vanno preservati, conservati e utilizzati nel medio o lungo termine e per la gestione delle scorte aziendali. Mi riferisco al magazzino.

Il magazzino è dunque considerato una componente molto importante, nello specifico anche del Poliambulatorio. Questo perché svolge la funzione fondamentale di raccolta dei prodotti acquistati e i processi economici di una struttura.

L’obiettivo è quello di garantire la continuità nella soddisfazione dei bisogni dei pazienti e le necessità dei medici durante le visite mediche o prestazioni fisioterapiche.

Per avere sempre la situazione sotto controllo ed ottenere una panoramica aggiornata e completa sulle scorte, le giacenze e i riordini l’utilizzo di un software gestionale risulta una strategia vincente.

Uno dei principali vantaggi di gestire il magazzino attraverso un programma informatico oltre all’ordinaria amministrazione, è il controllo sui prodotti e sulle giacenze, sulle procedure di riordino e di scarico al cliente.

La gestione delle scorte è il modo per determinare la dimensione dello stock sia in termini economici, tale da assicurare il regolare svolgimento dei processi produttivi, sia in termini organizzativi, per il controllo delle visite mediche e la corretta della prestazione sanitaria, necessaria ad assicurare il normale flusso lavorativo.

La scorta minima, è quella quantità di un determinato articolo che deve sempre trovarsi in magazzino, per garantire il regolare svolgimento dei processi ambulatoriali o operatori.

Questo è uno dei fattori principali da non sottovalutare, per la previsione del fabbisogno dei materiali e del tempo di riordino.

Magazzino

Con un software gestionale performante e smart vi è la possibilità di determinare la scorta minima e la disponibilità di magazzino, di allocare al meglio le risorse e di effettuare nuovi acquisiti per il fabbisogno del Centro Medico.

Quello che ti serve è un programma in grado di gestire gli stock, permettendo di movimentare uno o più magazzini e di consultare in tempo reale la giacenza disponibile di ogni prodotto. Come fai a medicare un paziente in modo corretto senza tutto l’occorrente? Ed inoltre bisogna tenere a mente che spesso si somministra ai pazienti della merce deperibile, ovvero che ha una scadenza. Come fare a tenere sotto controllo anche questo aspetto?

Finora abbiamo analizzato solo la parte logistica, ma devo considerare anche l’area di competenza della segreteria o dell’amministrazione.

Con la gestione del magazzino saranno introdotti anche documenti fiscali di ordine a fornitore, carico da fornitore e reso a fornitore.

Grazie a questi documenti, che rappresentano i movimenti della merce, sarà sempre possibile tenere traccia di tutto quello che è stato ordinato, acquistato e venduto. In aggiunta sarà anche possibile conoscere la giacenza del magazzino in una specifica data e il costo medio storico di un certo medicinale.

Per gli studi medici questo significa avere un controllo completo su tutti i prodotti ambulatoriali come le garze, le siringhe o gli aghi.

Il Magazzino può anche essere utilizzato anche con la gestione a matricola, attraverso una codifica per identificare il prodotto sarà più facile l’organizzazione delle scorte e delle quantità. Questa codifica spesso assume il nome di Matricola per rendere possibile la tracciabilità (tracking) dei movimenti che riguardano il singolo articolo a magazzino. Per i poliambulatori questo significa la possibilità di tenere traccia di tutte le transazioni di magazzino, come per esempio le protesi o i medicinali.

 

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Vettore.Medical con il modulo Gestione Magazzino mette a disposizione uno strumento potente, con la possibilità di effettuare il riordino automatico della merce (in caso di merci a consumo), evidenziando secondo delle regole precise i componenti in esaurimento.

Nella maschera dello stock sarà permessa anche l’esportazione dei dati in file PDF o Excel della giacenza attuale. Il Monitor Logistico sarà il vostro pannello di controllo per l’organizzazione di tutto il ciclo vitale della struttura sanitaria, dall’organizzazione delle sale operatorie, alla presa degli appuntamenti.

Infine è possibile eseguire la procedura di inventario che permetterà di aggiornare le giacenze di magazzino allo stato attuale senza essere obbligati a movimentarlo di volta in volta, in modo tale da classificare i beni esistenti in magazzino e poter effettuare delle rilevazioni precise.

In conclusione l’utilizzo degli strumenti informatici risulta di fondamentale importanza per consentire alle Strutture Sanitarie di gestire i prodotti in magazzino. Un processo informatizzato ha l’obiettivo di ridurre il rischio clinico (ad esempio, errate somministrazioni di farmaci scaduti o mancanza di aghi per le punture) e di garantire la tracciabilità dei lotti utilizzati.

E voi cosa state aspettando ad adottare un software gestionale con il relativo modulo magazzino?

Elena Rizzoli
Vettore Rinascimento Srl

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